Fast jede dritte Nebenkostenabrechnung enthält Fehler. Durchschnittlich 317 Euro werden Mieter dadurch jedes Jahr zu viel belastet, so der Deutsche Mieterbund. Das Geld liegt da, man muss es nur einfordern.
Das Problem: Die meisten Mieter wissen gar nicht, was in einer Nebenkostenabrechnung überhaupt stehen darf. Genau das nutzen manche Vermieter aus. Ob absichtlich oder nicht.
Was sind Nebenkosten eigentlich?
Nebenkosten (auch: Betriebskosten) sind laufende Kosten, die beim Betrieb deines Gebäudes entstehen. Dein Vermieter zahlt diese Kosten zunächst selbst und legt sie dann jährlich auf die Mieter um.
Der entscheidende Punkt: Nicht alle Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden. Was erlaubt ist und was nicht, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Grundsätzlich gilt: Nebenkosten sind eine Zusatzvereinbarung. Im Mietvertrag muss ausdrücklich stehen, dass du Nebenkosten zahlst, und welche. Fehlt das, schuldest du gar nichts.
Was darf drinstehen? Die erlaubten Betriebskosten
§ 2 BetrKV listet abschließend auf, was auf Mieter umgelegt werden darf. Die wichtigsten Positionen:
Wärme und Wasser:
- Heizkosten (Öl, Gas, Fernwärme)
- Warmwasserversorgung
- Kaltwasser und Abwasser
Gebäude und Grundstück:
- Grundsteuer
- Fahrstuhlwartung und Betrieb
- Schornsteinreinigung
- Gebäudeversicherung (Feuer, Sturm, Wasser)
- Hausmeisterkosten, aber nur für Tätigkeiten die nichts mit Verwaltung zu tun haben
- Gartenpflege (wenn vertraglich vereinbart)
Reinigung und Entsorgung:
- Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
- Müllabfuhr
- Straßenreinigung
Das klingt überschaubar. Ist es auch. Wer jetzt seine Abrechnung aufschlägt und dort andere Positionen findet, sollte hellhörig werden.
Was nicht drinstehen darf: Die häufigsten Fehler
Hier wird es interessant. Viele der Kosten, die Vermieter regelmäßig versuchen abzurechnen, sind eindeutig verboten. Drei Kategorien fallen besonders auf:
Verwaltungskosten (NIEMALS umlagefähig)
Buchführung, Kontoführungsgebühren, Hausverwalterhonorare für administrative Tätigkeiten. Alles verboten. Dein Vermieter verwaltet sein eigenes Eigentum, das ist seine Sache, nicht deine.
Ich sehe diese Position erstaunlich oft in Abrechnungen. Manchmal kaschiert als "allgemeine Verwaltungskosten", manchmal direkt als "Verwaltungsgebühr" ausgewiesen. Beides unzulässig.
Instandhaltung und Reparaturen
Das Dach bockt, die Heizung streikt, die Treppe braucht einen neuen Anstrich. Alles Sache des Vermieters, keine Betriebskosten. Reparaturkosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden. Punkt.
Vorsicht bei Positionen wie "Wartung und Instandhaltung": Wartung ist umlagefähig, Instandhaltung nicht. Wer das nicht trennt, rechnet falsch ab.
Porto, Druckkosten, Telefongebühren
Klingt nach Kleinkram, summiert sich aber. Das Porto für die Abrechnung selbst, Kopierkosten, Briefmarken. Alles Vermieterkosten. Niemals Betriebskosten.
Die Heizkosten: Eigene Regeln nach HeizkV
Heizkosten haben eine Sonderregelung, die viele nicht kennen. Die Heizkostenverordnung (HeizkV) schreibt vor, wie Heizkosten zwingend aufgeteilt werden müssen:
- 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch (Wärmezähler)
- 30 bis 50 Prozent nach Wohnfläche
Wer von dir eine andere Aufteilung fordert, zum Beispiel 100 Prozent nach Fläche, rechnet falsch. Und das nicht selten zuungunsten der Mieter mit kleinen Wohnungen.
Wenn keine Verbrauchserfassung möglich ist (kein Heizkostenverteiler), gibt es Ausnahmen. Aber die muss dein Vermieter im Einzelfall nachweisen.
Deine Rechte bei der Abrechnung
Frist: 12 Monate
Dein Vermieter hat nach Ende des Abrechnungsjahres genau 12 Monate Zeit, dir die Abrechnung zuzustellen. Läuft die Frist ab, verliert er das Recht auf Nachforderungen. Das regelt § 556 Abs. 3 BGB.
Nachzahlungsforderungen nach Ablauf der 12-Monate-Frist: ablehnen, schriftlich, per Einschreiben.
Widerspruchsfrist: ebenfalls 12 Monate
Auch du hast Zeit. Ab dem Zeitpunkt, an dem du die Abrechnung erhältst, bleiben dir 12 Monate um Einwände zu erheben. Danach akzeptiert der Gesetzgeber die Abrechnung als endgültig, auch wenn sie Fehler enthält.
Das heißt konkret: Nicht aussitzen. Fehler entdecken und innerhalb der Frist schriftlich widersprechen.
Belegeinsicht: dein gutes Recht
Du hast das Recht, alle Originalbelege einzusehen auf denen die Abrechnung basiert. Rechnungen, Zählerprotokolle, Verträge. Das steht in § 259 BGB.
Dein Vermieter muss die Belege vorhalten, muss sie dir aber nicht zusenden. Du kannst Einsicht vor Ort verlangen oder gegen Kostenerstattung Kopien anfordern.
Wie prüfst du deine Abrechnung?
Sieben konkrete Schritte:
- Formelle Prüfung: Liegt die Abrechnung rechtzeitig vor? Stimmt der Abrechnungszeitraum?
- Umlagefähigkeit: Jede Position gegen § 2 BetrKV prüfen. Was nicht draufsteht, darf nicht berechnet werden.
- Rechnerische Prüfung: Stimmen die Summen? Nachrechnen.
- Verteilerschlüssel: Wie werden Kosten auf die Mieter verteilt? Fläche? Personenzahl? Verbrauch? Stimmt das was der Mietvertrag vereinbart?
- Heizkosten: 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Nachprüfen.
- Leerstand: Wenn Wohnungen leer stehen, müssen die entstehenden Kosten vom Vermieter getragen werden, nicht auf verbliebene Mieter umgelegt.
- Kostenvergleich: Liegen die Beträge im Rahmen? Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes gibt Vergleichswerte.
Das klingt nach viel. Ehrlich gesagt ist es das auch. Eine korrekte Prüfung braucht Zeit und Erfahrung. Genau deshalb haben wir MieterGenie entwickelt.
Was kannst du tun wenn Fehler drin sind?
Fehler gefunden? Dann widersprech. Schriftlich, per Einschreiben, mit Begründung.
Ein allgemeiner Widerspruch reicht nicht. Du musst konkret benennen was falsch ist: welche Position, warum sie nicht umlagefähig ist, welchen Betrag du anfechtest.
Wenn dein Vermieter nicht reagiert oder die Forderung aufrechterhält: Das ist der Moment für einen anwaltlichen Brief oder für unser Widerspruchsschreiben per Einschreiben. Das kostet 24,95 Euro, deutlich weniger als ein Anwalt. Und wir versenden direkt.
Dieser Artikel wurde verfasst von René Benko, Mietrecht-Experte bei MieterGenie. Stand: März 2026. Für rechtliche Einzelfallberatung wende dich bitte an einen zugelassenen Rechtsanwalt oder deinen Mieterverein.
Quellen: § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV), § 556 BGB, § 7 Heizkostenverordnung (HeizkV), Betriebskostenspiegel Deutscher Mieterbund 2025
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