Nebenkostenabrechnung Vorlage: Was muss drin stehen?
Ob du Vermieter bist und eine korrekte Abrechnung erstellen willst, oder ob du als Mieter prüfen möchtest, ob deine Abrechnung den Anforderungen entspricht — du brauchst eine gute Vorlage als Orientierung.
In diesem Artikel zeigen wir dir:
- Welche Pflichtangaben eine Nebenkostenabrechnung enthalten muss
- Alle 17 umlagefähigen Kostenarten nach BetrKV
- Wo du kostenlose Vorlagen findest
- Wie du die Abrechnung als Mieter effektiv prüfst
Eine Nebenkostenabrechnung ohne die Pflichtangaben ist formell unwirksam. Das bedeutet: Du musst eine Nachforderung nicht zahlen, wenn die Abrechnung die formellen Mindestanforderungen nicht erfüllt.
Die 5 Pflichtangaben jeder Nebenkostenabrechnung
Die Rechtsprechung des BGH hat klare Anforderungen definiert. Jede Nebenkostenabrechnung muss enthalten:
- Abrechnungszeitraum — meistens das Kalenderjahr (z. B. 01.01.2024 bis 31.12.2024)
- Zusammenstellung der Gesamtkosten — alle angefallenen Betriebskosten, aufgeschlüsselt nach Kostenart
- Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels — z. B. nach Wohnfläche (qm), Personenzahl oder Verbrauch
- Berechnung des Mieteranteils — wie viel von den Gesamtkosten auf dich entfällt
- Abzug der Vorauszahlungen — deine monatlichen Vorauszahlungen werden gegengerechnet
Fehlt auch nur eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam.
Die 17 umlagefähigen Kostenarten (§2 BetrKV)
Nur diese Kostenarten dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen:
| Nr. | Kostenart | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Grundsteuer | Öffentliche Lasten des Grundstücks |
| 2 | Wasserversorgung | Wasserverbrauch, Grundgebühren, Zähler |
| 3 | Entwässerung | Kanalgebühren, Entwässerungspumpe |
| 4 | Heizung | Brennstoffe, Betriebsstrom, Wartung |
| 5 | Warmwasser | Zentrale Warmwasserversorgung |
| 6 | Verbundene Heizung/Warmwasser | Kombinierte Anlagen |
| 7 | Aufzug | Betriebsstrom, Wartung, Prüfung |
| 8 | Straßenreinigung & Müll | Müllabfuhr, Straßenreinigung |
| 9 | Gebäudereinigung | Reinigung Flure, Treppen, Keller |
| 10 | Gartenpflege | Pflege, Erneuerung Pflanzen |
| 11 | Beleuchtung | Außen- und Gemeinschaftsbeleuchtung |
| 12 | Schornsteinreinigung | Kehrgebühren |
| 13 | Versicherungen | Gebäude-, Haftpflicht-, Glasversicherung |
| 14 | Hauswart | Vergütung (NICHT: Verwaltung!) |
| 15 | Antenne/Breitband/Glasfaser | Betriebsstrom (Kabelgebühren seit 01.07.2024 NICHT mehr!) |
| 16 | Wäschepflege | Gemeinschaftswaschmaschine |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | Nur wenn im Mietvertrag vereinbart |
Nicht umlagefähig sind: Verwaltungskosten, Instandhaltung, Reparaturen, Rücklagen und Bankgebühren. Findest du solche Positionen auf deiner Abrechnung, ist das ein Fehler.
Muster: So sieht eine korrekte Abrechnung aus
Hier ein vereinfachtes Beispiel für eine 65-qm-Wohnung in einem Mehrfamilienhaus (500 qm Gesamtfläche):
Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum 01.01.2025 – 31.12.2025
| Kostenart | Gesamtkosten | Schlüssel | Dein Anteil (65/500) |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 3.200,00 € | Wohnfläche | 416,00 € |
| Wasserversorgung | 2.800,00 € | Personenzahl (2/12) | 466,67 € |
| Entwässerung | 1.600,00 € | Wohnfläche | 208,00 € |
| Heizung | 8.500,00 € | 70% Verbrauch / 30% Fläche | 1.105,00 € |
| Müllabfuhr | 1.800,00 € | Wohnfläche | 234,00 € |
| Gebäudereinigung | 2.400,00 € | Wohnfläche | 312,00 € |
| Beleuchtung | 600,00 € | Wohnfläche | 78,00 € |
| Versicherungen | 2.100,00 € | Wohnfläche | 273,00 € |
| Hauswart | 3.600,00 € | Wohnfläche | 468,00 € |
| Gesamt | 3.560,67 € | ||
| Vorauszahlungen (12 × 280 €) | – 3.360,00 € | ||
| Nachzahlung | 200,67 € |
Verteilerschlüssel: Was ist erlaubt?
Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die Mieter verteilt werden. Nach §556a BGB gilt:
- Grundsatz: Umlage nach Wohnfläche
- Heizung und Warmwasser: Mindestens 50%, höchstens 70% nach Verbrauch (HeizKV)
- Personenabhängige Kosten (z. B. Wasser, Müll): Umlage nach Personenzahl ist möglich, wenn im Mietvertrag vereinbart
Prüfe deinen Mietvertrag: Welcher Verteilerschlüssel ist vereinbart? Weicht die Abrechnung davon ab, ist das ein Fehler.
Wo findest du kostenlose Vorlagen?
Kostenlose Nebenkostenabrechnung-Vorlagen findest du bei:
- Verbraucherzentralen — Mustervorlagen als PDF
- Haufe — Excel-Vorlagen für Vermieter
- Immobilienportale — ImmoScout24, Immowelt
Diese Vorlagen eignen sich sowohl zum Erstellen als auch zum Prüfen von Abrechnungen.
Abrechnung als Mieter prüfen: Checkliste
Nutze diese Checkliste, um deine Abrechnung systematisch zu prüfen:
- Abrechnungszeitraum angegeben und korrekt?
- Alle Kostenarten einzeln aufgeschlüsselt?
- Gesamtkosten pro Position angegeben?
- Verteilerschlüssel angegeben und erläutert?
- Dein Anteil nachvollziehbar berechnet?
- Vorauszahlungen korrekt angerechnet?
- Keine nicht umlagefähigen Kosten enthalten?
- Keine Kabelgebühren seit 01.07.2024?
- Abrechnung fristgerecht zugestellt (innerhalb 12 Monate)?
Professionelle Prüfung für 24,95 €
Du willst auf Nummer sicher gehen? MieterGenie prüft deine Nebenkostenabrechnung professionell — Position für Position, Schlüssel für Schlüssel.
Was du bekommst:
- Prüfung aller Kostenarten auf Umlagefähigkeit
- Kontrolle der Verteilerschlüssel
- Berechnung deines tatsächlichen Anteils
- Konkretes Ergebnis: So viel kannst du zurückfordern
Durchschnittlich sparen unsere Nutzer 314 € durch die Prüfung ihrer Nebenkostenabrechnung. Für nur 24,95 € — das rechnet sich.
📊
Deine Nebenkostenabrechnung sieht komisch aus?
Jede zweite Abrechnung ist fehlerhaft. Lass deine Nebenkosten kostenlos prüfen und hol dir zu viel Gezahltes zurück.
Abrechnung prüfen lassen →